快速记忆数字编码图，怎样用 1 分钟简洁、准确、生动地表达

今天分享的书籍是《如何把话说清楚》（日）斋藤孝著

职场上我们都知道应该“说清楚”，但是怎样才算是清晰的表达？怎样在每天的生活中就训练自己说清楚的能力？在不同场景下，应该用什么相应的方式去说清楚？

“说清楚”必须掌握三种核心能力

所谓说明力是由以下三个要素组成：

① 时间感知力：

你可以分别以五秒、十五秒、一分钟为限进行说明陈述，每周练习一次。大约五次之后，能对既定时间内可以讲出多少内容有一个大致感觉了。

想要在既定时间内传达更多的意思，就必定要精简掉一些无意义的词，比如“嗯”“那个”等，这样一来，说话时就会更加干脆利落。只是做到这一点，就已经能给人留下擅长说明的印象了。

如果你能把时间感知力锻炼得足够敏锐，就可以主动要求做一分钟的最后陈述，接着在一分钟之内，以一段条理清晰、内容丰富的完美表达收尾，给全场留下良好印象。

要想具备这种能力，必须用秒表看好时间，进行专门训练。

② 概括力

先概括要点，再具体说明，这样就能使听的人对接下来的内容走向有心理准备，从而坦然地放心聆听。

先直击本质，明确要点，再以干脆利落的语句和简洁的结构，在最短的时间内完成讲述，这就是出色的说明。

一件事的核心要点在哪里？对方最感兴趣的部分是什么？把握好这两个关键点，才是让说明更易懂的根本所在。

有时，询问对方的需求，也能帮自己发现事情的本质。

如果将概括力磨炼到了一定程度，便能做到只用一句话就让对方恍然大悟。所谓终极的说明，就是用一句话概括事物本质，不足一秒就能巧妙地解释给对方。

根据对方可以记住的程度进行概括

在提炼要点时，千万不要既想谈谈这个，又想说说那个，这会导致整段说明十分混乱，白白浪费大量时间，最终也没能将要点和主旨传达给对方。

请记住，为所要说明的事物总结要点时，应该以听的人能够记住的程度为限。把握好这一关键，你的说明力就能实现超越性的进步。

③ 例举力

把一个不容易直接说清楚的东西，解释得让人大致能懂的说明技术。

当你要讲一个对方连听都没听过的东西时，如果从正面解释，无论再怎么条分缕析地去说明，都很难让他听懂。仍以向西方人解释“禅思想”为例。东西方文化背景不同，要让西方人明白“禅”这种冷静、顿悟的状态，难度极高。所以在解释时，可以举一些其他的例子，告诉对方“例如……也是一种禅”，就能简洁快速地令对方大致明白“禅”的意思。

再如美国著名篮球运动员迈克尔·乔丹的教练菲尔·杰克也对禅思想有一定了解。菲尔是以篮球比赛为例来讲解的。两队相差一分，最后五秒钟时乔丹接到传球，倘若投不中，公牛队就会输掉比赛。这种情况下普通人都会慌张起来，而乔丹的内心保持着冷静沉稳，这种素养就是禅的体现，乔丹已经是位禅学高手了。

讲到这个程度，听的人当然还是不懂“禅”的深层含义，却能通过迈克尔·乔丹的例子明白，那种不管时间如何流逝、依旧冷静沉稳的状态就是所谓的“禅”了。进而还会感到，“禅思想”似乎就围绕在每个人身边，是能够被看到的。那么今后的某天看到类似场景时，他就会突然领悟：“啊！那就是禅！”

如果能够在大多数人熟悉的事物中为你要说明的东西找到对应，那就把这件对应的东西作为例子讲出来，这样做能瞬间让对方明白你的意思。

再进一步，如果能用发生在对方身上的事情来举例，效果会更好。比如告诉对方“你现在这个状态，其实就是禅的状态了”，那他就会猛地领悟到其中真意。

例举能力优秀的人绝不会让说明太过冗长，而是仅用一个例子就能彻底说清楚一件事。尤其是在说明较为抽象、很难概括的复杂事物时，与其花费大量精力细致入微地解释，不如用同等精力找一个好例子，这样更省时间，也更容易获得对方的理解与认同。

举例子时，最能发挥作用的就是实物了。

糟糕说明的代表，就是超厚的商品说明书。信息量巨大，却让人搞不清楚关键点在哪儿，也就怪不得用户想把说明书扔到一边了。

说明书根本不需要厚厚一本。只要在用户想知道眼下的状况该如何处理时，能够指引他去解决问题，那就是完美的说明。

人们遇到的具体问题不同，想要获取的信息也各不相同。最近我发现，很多商品说明书上都增加了“常见问题与解决方法”“问题分类索引”等内容，这样一来，用户就能根据自己的情况，简单地查询到想知道的信息了。

提炼信息时要以能够直击对方想要了解的“要害”为目标，这一点非常重要。

“把话说清楚”的基本套路

一段优秀说明的基本结构

下面推荐一种说明时常用的基本结构，大家可以用这个框架，构建自己的内容。

“关于……这件事，用一句话来概括就是……”

（用一句话概括事物本质，形式类似宣传语。）

↓

“具体来说……”

（详细列出要点，最多三条。注意按照重要程度或听的人的关注度来安排顺序。）

↓

“比如……”

（举例，用案例或个人经验进行补充说明。）

↓

“总之……”

（用尽量简短的句子，对以上所有内容进行总结。）

最开始使用这个框架做说明练习时，一定要对说明的长度心中有数。要习惯使用秒表，时常检查自己的一段说明究竟花费了多少时间。我建议先将时间控制在一分钟之内，因为这是最为简练、最能让听的人觉得“总结得真到位”的说明长度。超过一分钟，就开始显得有些冗长了。

当然，没有人可以用一分钟时间把任何问题都说清楚。但从一分钟做起，可以帮助我们练好基本功，抓住要领，总结得简洁精练，说明得干脆利落。

掌握了这个基本框架后，你再向别人说明事情时就会下意识地以“用一句话概括这件事，就是……”来开场。只要一听到这第一句话，对方就能立即明白“这是个说明力很强的人”。

选出关键词，并用概括法串联起来

如果想要快速、准确地进行概括，一个十分高效的方法就是使用三色记号笔，把书本或资料中需要概括的部分标记出来。比如：很重要的部分用红色，比较重要的部分用蓝色，并不重要但特别有趣的内容用绿色。如果遇到比较纠结的内容，无法确定应该使用哪种颜色，那就随意选一种也没有关系，因为“做标记”这个行为本身才是最重要的。

标记重点时，除了注意重要段落和语句之外，还要注意数字。数字可以说是说明的好帮手。在进行概括时加入一些具体数字，如下降了百分之几、增长了几倍等，能让说明显得更具真实性，增强说服力。

推荐一种练习概括力的方法：找一则报纸上的新闻报道，按照本节开头说的方式用圆珠笔做标记，再从标记好的内容中选出若干个关键词，最后串联起来做一个一分钟的说明练习。注意，选择关键词时一定要选固有名词、术语或数字。如果一口气选七八个词的话，一分钟陈述时间是完全不够用的，所以筛选三到五个比较合适。进行串联时不用考虑得过于复杂，即使是机械化地连缀起来也可以。概括完成后，最好找个对这些内容完全不熟悉的人，对着他陈述一遍，这样更能帮助我们去记忆一些重要的语句和数字。

熟练掌握这个方法后，不仅可以在短时间内组织好一段内容概括，还可以确保不漏掉重要信息，让概括的内容非常有分量。

从对方的情绪出发，思考如何开场

宣传语的作用就是瞬间将人的兴趣吸引过来。如果是一个概括性的句子，就很难有吸引力，听的人也并不会产生多少兴趣。

不同人会有不同的关注点和兴趣点。所以，只有不断琢磨如何打动对方情绪，才能得到那句优秀的宣传语。

我们应该站在和单纯传达内容所不同的角度去思考问题，用鲜明强烈的表现来创造意外感，以此引发人们的兴趣。不能只把关注点聚焦于对内容的概括，而应该更加重视对方的情绪，这样才能想出让人心动的宣传语。

为语言增添一些能够颠覆定论和成见的冲击性、仿写惯用语、制造紧张感、刺激人们不愿吃亏的心理……日常生活中充满各种风格的宣传语。

总结要点时只说三条

在概括内容时，将要点总结为三条。通常情况下，如果要点多于三条，就很难说清楚，也超出了一般人容易记住的限度。

这种选择要点的能力可以通过日常的锻炼来增强，不论何种题材、何种内容，都能拿来用作总结三大要点的练习素材。读书时可以默想“作者想要通过这本书表达以下三点……”，工作时可以考虑“产生这一问题的原因有以下三点……”，甚至阅读广告的时候也可以试着总结“这一商品的优势有以下三点……”。总之，要时常锻炼自己，看到一段内容就要主动去总结要点，这样就能帮助我们养成总结三条要点的习惯了。

找出一段内容中最应该说清楚的那部分

在进行说明时，比起将各项内容一一罗列出来，更为有效的办法是突出内容之间的关联性，这样才更容易被理解。

也就是说，在做说明之前心里先有一个整体结构。进行说明时，让听的人明白目前的讲解内容处于整体之中的哪个位置。这才算是易懂的说明。

此刻正在讲述的内容处在整体之中的哪个位置？这个整体的构造又是怎样的？只有让听的人掌握到这两点，才算得上优秀的说明。

用目录思维提炼要点

一本真正的好书，就应该做到让人不必读完全文，仅通过目录就可以掌握内容。

一位朋友对我说：“其实有一个能在非常短的时间内汲取知识的好办法哟。”他是全年级的优秀生，因为很聪明，所以在学校里知名度很高。他对我说，法律这门学科是以体系为前提来建立的，在解答考试题时，倘若对某个问题属于哪一体系中的哪一部分出现了判断性失误，那么就算写再多也拿不到分数。

也就是说，如果想要简单快速地拿分，就应该先理解法律这门学科的整体构造，梳理体系，这样才更高效。

他还告诉了我具体的操作方法。首先，将教科书的目录复印下来。要找一张大纸，复印时空出足够多的余白。然后，在空白部分简单写下目录中小标题里所涉及的事例、判例，逐渐添砖加瓦。最后，将添加了细节的这份目录全部背诵下来。

可以说，目录是宏观的骨骼，是基本的框架结构，所以要在目录页上将各部分的构成要素写下来。做这些能够帮助我整理思路，并进一步明确一本书的整体构造和各个部分之间的关联。

作者按照他推荐的这种方法尝试了一下，结果用极短的学习时间，就把所有教科书的内容都攻克了下来。后来又把这种方法用在学习教育学知识上，其效果彻底震撼了作者。

善用比较法，瞬间就能把事说清楚

使用比较的方式进行说明，是一种十分方便人理解的说明技术。

选定一个主题，对两件事物进行比较说明，能够使人非常直观地记住二者的异同。想去介绍A，其实不必深入挖掘A的特点，只要搬来B做对比即可。这种对比产生的区别能更快地被理解。

这种方法并不是只能用来比较完全不同的人和物，还可以比较同一事物在不同时间段上的状态。比如：“十年前是……五年前是……如今则是……”

使用比较法进行说明时，有两种模式非常有效。

第一种模式是：乍看相似，其实并不相同。第二种模式是：乍看完全不同，其实非常相似。两种模式相结合，你几乎能把任何事情都介绍清楚。

把难懂的内容放在后面

把最想让对方知道的部分放在最开始说，把比较难懂的内容放在后面。不要按照步骤循序渐进地接近正题，要找准亮点，像直升机那样直奔目的地降落。

开口前先弄清对方的需求

做说明之前，需要试探对方真正想知道的是什么，以及对方对整件事的理解程度有多高，这样才能做好说明。

要以察觉的心与对方交流，看他现在处于什么样的情况里，需要知道些什么信息，这种能力对做好说明来说是至关重要的。

不明白对方的需求，不仅会解释得拖拖拉拉，还会沉浸在我已经解释过了的自我满足感里，做了无用功却不自知。

为了避免这种情况出现，我建议在每完成一段说明后都停下来，确认对方的理解程度。“到这里为止的内容，我都说清楚了吗？”“刚才讲的这一部分，还有什么疑问吗？”