电脑速记培训班,重庆速记培训班,不要小看会议记录这个技能,做好做不好可是大有区别
Q : 会议速记是门职场必修技能吗?
A:是。就算你不做助理,不做办公室主任,也一样摆脱不了会议速记的“命“,区别无非是次数多或少罢了。部门会议,要不要记?业务洽谈,要不要记?哪怕家庭会议,你也得整理个东西不是?所以不要小看速记,它不是什么高深技能,却是门基本技能。有它不多,没它不行。
Q :有录音笔和音频资料,还用会议速记吗?
A :要。
首先一点,不是所有场合都适用录音笔。公司开会,你啪往桌子上放个录音笔,大家肯定一激灵:这是在搜集罪证吗?你偷偷的打开,形迹更加可疑,老板第一个得跳起来:你TM要干嘛?!至于拍摄视频,更不要想了。日常生活中,除了刑讯和拍戏,正常人没有几个愿意在摄像头底下开会——自己公司也不行。所以除了极少数时间外,录音笔和摄像头并不怎么靠得住。
即便是使用录音笔,你还是要做速记。原因在于,没人愿意开了2小时会再花2小时整理录音。速记的好处就在于你能第一时间明白发言内容的重点,省却繁琐反复的讨论过程,直接记要点。录音资料只是用在复核、确认信息和补充细节的。
Q:会议速记需要逐字逐句的记录吗?
A:看情况。一般来说,日常工作出会议纪要就行。但不排除重要的会议或涉及敏感事情,需要做会议记录。这个要在事先和领导明确,以免出现要你辛辛苦苦整出来会议记录,人家却只要一个言简意赅的纪要的尴尬。当然,如果反过来,你更郁闷,拿着写好的会议纪要玩命回忆会议记录会很崩溃。
Q:会议记录是一个人的事吗?
A:是,也不是。正常开会,领导会指定某人做记录,或者约定俗成。可是,其他人也不能大眼瞪小眼的闲着,总要记一些东西。会后整理记录或纪要时,吃不准的,可以找他们确认一下。放心,多问问没什么好丢人的,他如果告诉你他没记或者不肯说,那才叫丢人。如果涉及长篇发言,直接要原稿或者PPT。关键数字是需要自己记录的,不过为了谨慎可以找对方核实。
Q:担心记错怎么办?
A:正常流程里,会议纪要也好,会议记录也罢,会有个成文流程:记录——草稿——传阅与会人员确认有无错讹——报领导审阅——无问题则签发——与会人员签字确认——存档或对外发布。这个流程不是绝对,每个公司情况有所不同,比如有些可能让与会人员先签字,领导再签发等。但大致上,应该包括这些环节。这个时候,你需要最迟在传阅时修正错误。不要等签发后再发现错误,那就很尬尴了——而且是所有人一起尴尬,甩锅到最后,一定是记录人的问题。
Q:写字速度慢可以吗?
A:不行。不要求你运笔如飞,至少不能太慢。所以放下手里的手机,没事练练字。
Q:记录时字写的好看重要吗?
A:如果你能写的快又写的很好看,那当然很好。如果不能,牺牲好看,追求快。毕竟,大家会看你的原始记录的机会少之又少。当然,快归快,字体可以潦草,但确保自己能认识。自己不认识当时写的啥的情况并不鲜见,找人问,会被人笑到脱肛。
Q:会议记录什么时候做?
A:赶早不赶晚。趁热打铁,趁大脑的短期记忆还有效。时间一长,细节忘得七七八八,你很难再精确回忆出来当时的场景。
Q:能用电脑记录吗?
A:看个人习惯,没什么不可以。但我个人不推荐。原因在于相对于手写,电脑打字会让你无暇思考,漏点一些关键信息;电脑快速打字的噪音对别人也是一种干扰,大多数巧克力键盘也不适合快速打字。当然,你说你的笔记本是机械键盘,可以弹跳如飞,请做好被老板打死的准备——无论你是什么轴体,会议室的安静环境里都是噪音。最关键的一点还在于,如果你的电脑在此时崩盘或者死机(写字板好一点,word和WPS出现这样的事儿频率可不算低),大家侃侃而谈你却手足无措惊惶莫名,那画面简直太美,更不要说会后你该拿什么来拯救自己了。
Q:用什么笔?
A:性能可靠的中性笔是首选,且要两支,用一备一。
钢笔不推荐,幺蛾子会多一些,不是没墨水就是写不出,还有可能漏墨弄得你手忙脚乱。你说的钢笔好几万一支,比加藤鹰还要厉害,当我什么也没说。
拿铅笔记录的,一律乱棍打死:不是说看不清,而是不专业,对工作和其他人员不尊重。
成年人的职场世界,铅笔只适合于画草图、讨论,上不了正式台面——除非你们公司本来就是做铅笔的。
如果领导看到你用铅笔记录会议,如果客户看到你用铅笔记录会议,嘴里可能不直接说,心里怎么想,你自求多福吧。此处不抬杠,愿意用铅笔记录的您随意。
Q:用什么本子?
A: 公司有本子就领,没本就买,以宽大舒适为准。宽度少于10厘米的本子就别带了,用起来麻烦。
但也别太大,桌子不好铺是一方面,另一方面你的本子比身边人都大,比大领导都大,多少未免有些尴尬。
软面能平铺的本子最佳,不要花里胡哨的硬皮本、带这带那功能的创意产品。太昂贵的也不必了,什么手工意大利小牛皮之类的,可以送给男朋友女朋友。开会呢,谁有功夫看你的文具。个人不太推荐活页(带金属夹或金属弹簧穿孔),写的时候不是很方便。
另外,需要说明的是:除了部门讨论会可以随意一些,正式会议请不要拿几张A4纸或反面(你觉得你很节约?)或者这种纸自己装订的本子。道理同铅笔一样,不尊重别人,而且看上去显得场面很寒酸。当然,个别公司提倡这种文化,人手一本自裁A4纸,则另当别论。
开会之前检查一下笔记本的剩余纸张,剩个一两页的就换一个。记到一半没纸写了,也是另一种风情的尴尬。
Q:记不住领导说的话咋办?
A :正常人讲话都有节奏。华少在《中国好声音》报幕那种语速,除了领导发飙外,一般不会出现。你可以听完一段后简要记录几个字,言简意赅。这个说来容易,需要一定的练习。三五行字写不完,有时间再聊。
有些领导善解人意,发言条理清楚、重点清晰,还会刻意而自然的停顿,方便大家记录。遇到这种,大家感谢上苍吧。还有些领导比较可以,甚至会事先预警前方高能请做好记录。这种也不错。
最怕遇到的是放羊式发言,东一句西一句,没有重点没有联系,漫无目的。这时候只能抓他的金句,自己做总结了(事后发现其实他说了半天,等于什么也没说)。
多人发言,尤其讨论时,我的做法是画几笔分割线,做个类似EXCEL表头的东西,下面写要点。这样的好处是前后语境会呈现出来。流水账也可以,不过会后整理有点麻烦。
Q:有必要参加速记培训吗?
A:看个人需要。有钱有空就去,艺不压身。当然,得找正规的,江湖速记就算了,写出来自己都不认识。
Q: 发布的时候有什么要注意的?
A:前面说了,无论是会议纪要还是会议记录,都需要经过审核、签发流程。最忌讳的事就是记录人员整理完自作主张发布了。不要小看这些事,出大乱子的往往都是小事。无论你整理会议记录的时候感觉多么良好,请牢记自己的身份:咱就是个记录员。
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