今天华谕咨询顾问陈立云老师为东莞某客户提供了一天培训+辅导业务,引起了客户强烈的反响与好评。
通过半天的培训,快速地将理念、方法与工具系统地向学员进行介绍,并针对重点内容结合案例深度打开讲解。
下午,客户选择的公司最为头疼的替代物料导入流程,请陈老师进行了专题的辅导,通过辅导发现了大量的流程优化机会点,辅导纪要如下:
A、问题定位与描述:
替代料导入流程时间太长,有相当一部分超过了半年时间,导致影响降本及保供目标实现,甚至影响了订单的准时交货。
B、业务优化机会点:
1、责任缺失:
未明确全流程归口管理责任人及流程执行主导责任人。
替代料导入非常重要,涉及降本、保供战略意图的实现,但目前没有一个部门对流程结果负责,事实只有总经理非常焦虑与关注。
建议企业设定流程所有者对全流程结果负责。由他来设计流程、推行流程、运营并持续优化流程,以满足实现经营与战略目标要求。
同时建议企业要设定全流程执行主导责任人,由他来跟进流程执行情况,遇到问题及时协调解决,保证流程能够快速、正确、低成本运行。
2、设计冗余:
2.1 存在采购人员分配、设计人员分配的两个活动,不仅浪费采购经理及研发经理的精力,同时也导致增加流程的周期时间。
建议将分员分工的规则梳理出来,形成明确的规则,由IT系统自动实现单据的分配,将采购经理及研发经理工作分配的活动取消。
2.2 研发主管负责查找并确定替代物料涉及到的所有成品料号,研发经理负责审核。这项工作是可以通过系统自动来完成的,属于不增值活动,
建议分两步走优化:1)将研发经理审核去掉,保留研发主管活动;2)完成IT系统功能开发,实现系统自动识别成品料号,将研发主管及研发经理的活动都取消掉。
2.3 公司副总在确定是否正式导入替代物料前进行审批的活动。原因有二:1)历史数据表明,副总审批时从来没有退回操作,意味着没有产生风控控制的价值;
2)技术风险已经由研发总监确认过,从专业角度,副总审批没有价值;2)流程中没有商业决策的点,因为替代来本身就是经营或战略诉求触发,如果技术确认,业务上没有再做决策的必要。
3、串行改并行:
流程存在将“串行”改”并行“的优化空间“,如高风险物料的二次试产,可以与第一次试产时同时做成品料号识别、计划预排等,到具备试产条件时,快速的刷新,可以提升流程整体速度。
4、差异化设计不足:
流程分类设计不足:公司缺乏各部门达成共识的分料分类标准,并基于不同物料建立不同的导入流程,有的是直入,有的是样品检验确认即可,有的需要一次试产、有的需要二次试产。同时这个标准需要动态刷新。
虽然研发部门认为已经建立了物料分类标准及差异化的流程设计,但结合采购反馈及现场数据查阅,表明实际业务分类不清,且存在不合理的过度管控设计。
5、策略不当:
对于新产品开发及新物料导入流程的策略不清晰,建议该类流程采取速度优先的策略,可以牺牲部分成本与效率,来提升试生产的速度,实现对新物料的快速认证,
支撑公司尽快享受降本/保供的成果。建议:工程部门成立“试产周期“减少一半”的专项 , 集中精力,快速突破。
6、变被动为主动
流程触发逻辑不合理,物料的替代发起时间不能等到欠料的时候再去启动,要根据年初供求计划提前规划,做到提前启动,有序进行,而不是当前启动太晚,导致替代物料导入不及时,影响出货。
7、强化过程跟进:
改变跨部门工作推进的方法。目前采购抱怨,很多工作他们也跟进了, 但就是推不动。我们给出三点建议:1)将工作的价值评估出来,比如物料导入每延迟一天,会带来多少损失,以价值来打动管理层及相关部门;2)将关键物料替代工作升级为公司级战略专项,建立流程中每个活动的时效标准,在公司高层会议定期通报与跟进,提升跟进的力度;3)建立升级跟进机制,当下一层级出现问题无法解决时,立马向上升级,直至最高级。
8、深度复盘:
开展重大或批量替代物料导入质量问题深度复盘,通过复盘,找到产生问题的根源,优化物料导入流程相关标准与控制程序,并在相应的审核节点中进行控制
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