十种记忆方法及举例,会议内容太多不会速记怎么办?建议试试自动会议纪要
日常会议中,一般需要专门留出一个人做会议纪要,由于这项工作往往是轮流制,对于部分不善速记和文档整理的员工们来说,真是如临大敌。记录全体参会者琐碎的意见发言进行二次梳理,往往需要反复重听会议录音,尤其在一些跨部门,跨业务线的会议中,一些记录者自身对于其他参会者的工作内容并不一定熟悉,还进一步加大了产出会议纪要的难度......
那么,会议纪要苦手们是否真的无药可救?笔者建议你可以考虑尝试带有自动会议纪要功能的会议软件。
事实上,自动会议纪要功能并不是什么新鲜概念,在线上会议软件问世之初,就有部分厂商曾尝试开发过这一功能,但受限于当时还较为粗糙的语音识别和转换技术,录制功能占用太多硬件性能导致会议视频语音卡顿等,实际使用体验并不佳,并没有被广泛应用起来。
随着如今PC和手机硬件性能的全面提升,语音识别和转换技术逐渐成熟,自动会议纪要的使用体验越来越好,自去年疫情期间开始,公司的一些常规例会转入线上,笔者尝试过使用自动会议纪要,其记录的准确性超出了我的预期,并且在会中开启录制并不影响正常的会议进行,系统运行稳定不会降帧,“同步录制,生成记录文档,二次整理,产出纪要,全组同步”已经成为了我新的开会习惯。
过去,笔者也曾使用过不少自动生成报告文档或表格的系统工具,其中往往夹杂着大量无关信息,有时格式也十分混乱,需要做大量的数据清洗和筛选工作,如果是文档则需要冗杂的二次整理,但近期使用腾讯会议导出的会议纪要初始文件基本不存在这个问题,和微信语音转换出的识别结果类似,断句和语义识别很清晰,大多数时候只需对语句做微调。
此外,整理大型会议纪要中最麻烦的一点莫过于参会人物,议程和发言内容太多,针对性的找关键内容或者找上下文联系如同大海捞针,于是自动会议纪要文档的优势就显现出来了,同样以笔者最常用的腾讯会议为例,这类纪要文档一般自带时间标注,也能自动识别音频所属的发言人对象,通过关键词查找能够很快锁定讨论段落,通过这种方式能够弥补很多手动速记的漏点、盲点和错误,尤其适用于跨部门讨论,项目复盘,公司大型会议等场景纪要。
做好会议纪要是保障会议产出成果的一个关键步骤,也是日后留底查证的关键记录,会议级别越高,对会议纪要的要求标准也越高,大多数企业员工,尤其非文职的业务岗人员并不都一定具备较高的纪要整理水平,此时有自动会议纪要帮助往往事半功倍,是非常值得掌握的实用功能。
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